Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 5 lit. j DSG /
Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
WillDock — Timon Schenk Digital
Inhaber: Timon Schenk
Winterthurerstrasse 71
8006 Zürich, Schweiz
E-Mail: contact@willdock.com
Web: https://www.willdock.com
Datenschutz-Kontakt: contact@willdock.com
WillDock ist ein digitaler Nachlass-Assistent. Wer unsere Plattform nutzt
(typischerweise eine erbberechtigte Person nach einem Todesfall, im Folgenden
„Nutzer:in” oder „Koordinator:in”), lädt Dokumente der verstorbenen Person
hoch (z. B. Verträge, Sterbeurkunde) und erhält strukturierte Auswertungen
sowie vorgefertigte Schreiben.
Aus diesem Use-Case folgt: WillDock verarbeitet zwingend
Wir machen das nicht „einfach so”, sondern weil die Aufgabe nicht anders
gelöst werden kann. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir
verarbeiten, warum, wie lange und mit welchen Sicherheits- und
Schutzmassnahmen.
Bei Nutzung von WillDock werden folgende Daten von Ihnen erhoben:
Für die Bearbeitung des Nachlassfalls verarbeiten wir Daten der verstorbenen
Person, die Sie als Nutzer:in eingeben oder durch hochgeladene Dokumente
zugänglich machen:
Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber
der Nutzer:in als Erbin/Bevollmächtigter), Art. 6 (1) lit. f DSGVO
(berechtigtes Interesse an der Nachlassabwicklung). Bei besonderen
Datenkategorien stützen wir uns kumulativ auf Art. 9 (2) lit. f DSGVO
(Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im
Erbschaftskontext). Die einschlägige Grundlage wird
für jede Verarbeitung im Einzelfall geprüft.
Die postmortalen Persönlichkeitsrechte des Verstorbenen bleiben dabei
gewahrt; nach dem Tod tritt die Erbengemeinschaft in die rechtlich relevanten
Positionen ein, soweit dies für die Nachlassabwicklung notwendig ist.
Beim Anlegen eines Nachlassfalls und beim Hochladen von Dokumenten werden
typischerweise auch Daten Dritter verarbeitet, etwa:
Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer
geordneten Nachlassabwicklung). Sie als Nutzer:in versichern bei Eingabe,
zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt zu sein (z. B. als Erbin oder
Bevollmächtigte).
Hinweis nach Art. 14 DSGVO: Personen, deren Daten Sie eingeben oder
hochladen, können ohne ihr eigenes Wissen Teil der Verarbeitung werden. Wir
stützen uns für die unterbliebene Direktinformation auf die Ausnahme nach
Art. 14 (5) lit. b DSGVO (unverhältnismässiger Aufwand) im Rahmen einer
zweckgebundenen, nicht öffentlich zugänglichen Verarbeitung im Kontext der
Nachlassabwicklung. Betroffene Dritte können ihre Rechte jederzeit über die
Kontaktdaten in Ziffer 1 geltend machen.
In Nachlassfällen werden regelmässig besonders schützenswerte Daten
verarbeitet, insbesondere:
Diese Daten werden im Ruhezustand mit branchenüblichen Verfahren nach Stand
der Technik verschlüsselt und nur an streng begrenzte Empfänger weitergegeben
(siehe Ziffer 5). Konkrete Verfahren sind intern dokumentiert und werden
fortlaufend angepasst.
Rechtsgrundlage: Art. 9 (2) lit. f DSGVO (Rechtsansprüche im Rahmen der
Erbschaft) sowie Art. 6 (1) lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Daten erfasst:
Zweck: Stabilität, Sicherheit, Missbrauchsabwehr.
Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Speicherdauer: kurze Aufbewahrung (Richtwert ca. 30 Tage), danach
automatisierte Löschung. Details siehe Ziffer 7.
WillDock verwendet folgende Kategorien von Cookies:
| Kategorie | Beispiele | Einwilligung erforderlich? |
|---|---|---|
| Strikt erforderlich (Session, Login, CSRF-Schutz) | wp_session, wordpress_logged_in_* | Nein (Art. 6 (1) lit. b DSGVO) |
| Funktional (Spracheinstellung, Layout) | wd_layout | Nein |
| Reichweitenmessung cookieless (Plausible Analytics, ohne IP-Tracking, ohne Cross-Site-Profiling) | — | Nein, sofern weiterhin cookieless betrieben |
| Marketing / Tracking | — | wird nicht eingesetzt |
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Konto-Erstellung und -Verwaltung | Art. 6 (1) lit. b DSGVO (Vertrag) |
| Bearbeitung des Nachlassfalls (Upload, OCR, KI-Analyse, Brieferstellung, Berichtsgenerierung) | Art. 6 (1) lit. b DSGVO; bei sensiblen Daten Art. 9 (2) lit. f DSGVO |
| Verarbeitung der Sterbeurkunde | Art. 9 (2) lit. f DSGVO (Rechtsansprüche) |
| Daten Dritter (Erben, Vertragspartner) | Art. 6 (1) lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Zahlungsabwicklung über Stripe | Art. 6 (1) lit. b DSGVO + lit. c (gesetzliche Aufbewahrung) |
| Versand transaktionaler E-Mails (Bestätigungen, Frist-Erinnerungen) | Art. 6 (1) lit. b DSGVO |
| Newsletter / Marketing-Mails | Art. 6 (1) lit. a DSGVO (Einwilligung, Double-Opt-In) |
| Server-Logs, Sicherheit | Art. 6 (1) lit. f DSGVO |
| Steuer-/Buchhaltungsaufbewahrung | Art. 6 (1) lit. c DSGVO (10 Jahre OR/HGB) |
Schweizer Pendant: Bearbeitung gemäss Art. 31 DSG (öffentliches Interesse,
überwiegendes privates Interesse, Vertragserfüllung, gesetzliche
Verpflichtung).
WillDock arbeitet mit folgenden Auftragsverarbeitern (Art. 28 DSGVO):
Anbieter: OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre,
117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland.
Was übermittelt wird: Der aus Ihrem hochgeladenen Dokument extrahierte
Text (OCR-Output) wird über die OpenAI-API verarbeitet, um daraus
strukturierte Vertragsdaten (Anbieter, Kosten, Aktion, Frist,
Rechtsgrundlage) abzuleiten.
Was nicht übermittelt wird: Die Originaldatei selbst (Bild/PDF) wird
nicht an OpenAI gesendet.
Speicherung bei OpenAI: Im Rahmen der API-Nutzung speichert OpenAI
Eingaben und Ausgaben standardmässig für bis zu 30 Tage zur
Missbrauchs- und Sicherheitsprüfung; danach werden sie gelöscht. Eine
Verwendung zu Trainingszwecken findet bei API-Nutzung nicht statt (nach den jeweils geltenden OpenAI-Bedingungen).
Rechtsgrundlage und Garantien:
Datenschutzerklärung OpenAI: https://openai.com/privacy
Anbieter: Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower,
Dublin 2, Irland.
Was übermittelt wird: Name, E-Mail, Rechnungsadresse,
Zahlungsmittel-Daten (Kreditkarte/SEPA — direkt an Stripe, WillDock erhält
keine vollständigen Kartendaten).
Speicherung: Stripe speichert Transaktionsdaten gemäss eigenen
Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 7 Jahre).
Garantien: DPA mit Stripe abgeschlossen, EU-Hosting, SCCs für
Drittlandübermittlungen.
Datenschutzerklärung Stripe: https://stripe.com/privacy
Unsere Website und alle Nutzerdaten werden bei einem Schweizer
Hosting-Anbieter mit Servern in der Schweiz betrieben:
Hostpoint AG, Neue Jonastrasse 60, 8640 Rapperswil-Jona, Schweiz. Die Server stehen in der Schweiz.
Transaktionale E-Mails (Bestätigungen, Frist-Erinnerungen, Berichts-Versand
nach Bezahlung) werden über das E-Mail-System unseres Hosting-Anbieters (Hostpoint AG, Schweiz) versendet. Bei Drittlandübermittlung gelten die
unter Ziffer 6 genannten Garantien.
Sofern eingesetzt: Plausible Analytics (datenschutzfreundliche
Alternative ohne IP-Tracking, Hosting in der EU). Keine Cookies, keine
personenbezogenen Auswertungen, keine Weitergabe an Dritte.
Soweit eine Übermittlung in Länder ausserhalb der Schweiz / EU erfolgt
(insbesondere USA bei OpenAI), basiert diese auf:
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den
jeweiligen Zweck erforderlich ist. Massgeblich sind die folgenden Kriterien
und Richtwerte:
| Datenkategorie | Speicherdauer / Kriterium |
|---|---|
| Konto-Stammdaten (E-Mail, Name, Adresse) | Für die Dauer der Vertragsbeziehung; Löschung nach Konto-Löschung durch Nutzer:in |
| Hochgeladene Dokumente (allgemein) | Begrenzter Zeitraum nach Upload (Richtwert ca. 90 Tage), danach automatisierte Löschung |
| Sterbeurkunde (verschlüsselt) | Bis manueller Löschung durch Nutzer:in oder bis zur Konto-/Falls-Löschung |
| Nachlass-Falldaten (Personen, Erben, Vertragsergebnisse) | Für die Dauer des aktiven Falls und einen anschliessenden angemessenen Zeitraum (Richtwert bis zu 12 Monate) zur Bearbeitung von Nachfragen, Folge-Aktionen und Reklamationen; danach automatisierte Anonymisierung oder Löschung |
| KI-Eingaben (an externen KI-Dienstleister übermittelter OCR-Text) | Beim Dienstleister gemäss dessen Aufbewahrungsfristen (im Falle von OpenAI bis zu 30 Tage zur Missbrauchsprüfung); bei WillDock nicht dauerhaft gespeichert |
| KI-Ausgaben (strukturierte Vertragsdaten) | Mit dem Fall (siehe oben) |
| Generierte Schreiben und Berichte (PDF) | Werden bei jedem Abruf neu erstellt und nicht über den Abruf hinaus dauerhaft vorgehalten |
| Rechnungs- und Steuerdaten | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (i. d. R. 10 Jahre nach Art. 958f OR / § 257 HGB) |
| Server-Logs | Kurze Speicherdauer zur Stabilität und Missbrauchsabwehr (Richtwert ca. 30 Tage) |
| Sicherheits- und Audit-Logs | Begrenzte Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen sowie als Nachweis nach Art. 32 DSGVO (Richtwert bis zu 12 Monaten) |
| Newsletter-Anmeldung | Bis Widerruf der Einwilligung |
Auf Anfrage löschen wir Ihre Daten unverzüglich, soweit keine gesetzlichen
Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Wir setzen folgende technische und organisatorische Massnahmen ein
(Art. 32 DSGVO / Art. 8 DSG):
Trotz dieser Massnahmen kann kein System absolute Sicherheit garantieren.
Wir verbessern unsere Massnahmen kontinuierlich nach Stand der Technik.
WillDock generiert mithilfe von KI Vorschläge für den Umgang mit
Verträgen der verstorbenen Person (z. B. Empfehlung „kündigen” oder „melden”,
Hinweis auf Fristen, Vorschlag von Schreiben).
Wichtig: Diese Vorschläge sind keine rechtsverbindlichen Entscheidungen
und keine Rechtsberatung. Die endgültige Entscheidung trifft immer die
Nutzer:in selbst. WillDock führt keine automatisierte
Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO durch, die für die Nutzer:in
oder Dritte rechtliche Wirkung entfalten würde.
Die KI-Verarbeitung ist nicht fehlerfrei. Wir empfehlen, kritische
Entscheidungen — insbesondere mit rechtlicher oder finanzieller Tragweite —
durch eine Fachperson (Anwalt, Notar, Treuhänder) prüfen zu lassen.
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte (DSGVO / DSG):
Wir antworten auf Anfragen innerhalb von 30 Tagen (Art. 12 (3) DSGVO).
Anfragen richten Sie bitte an: contact@willdock.com
Zur Identifikation kann eine angemessene Verifizierung Ihrer Identität
erforderlich sein (z. B. Bestätigung über die hinterlegte E-Mail-Adresse).
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu
beschweren:
Schweiz:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Bern
https://www.edoeb.admin.ch
Deutschland: Die jeweils nach Bundesland zuständige Behörde
(Übersicht: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/anschriften_node.html)
Österreich: Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien
(https://www.dsb.gv.at)
Übrige EU/EWR: Die jeweils national zuständige Aufsichtsbehörde
Ihres Wohnsitzes.
Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben
wissentlich keine Daten von Minderjährigen. Sollten wir Kenntnis erlangen,
dass uns Daten Minderjähriger ohne nachweisbare Einwilligung der
Erziehungsberechtigten übermittelt wurden, löschen wir diese unverzüglich.
Aufgrund der systematischen Verarbeitung besonders schützenswerter Daten
(Sterbeurkunden, Versicherungs-/Gesundheitsdaten) sowie des Einsatzes
KI-gestützter Verarbeitung haben wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäss Art. 35 DSGVO / Art. 22 DSG durchgeführt und dokumentieren diese intern. Sie wird auf Anfrage der zuständigen Aufsichtsbehörde zugänglich gemacht.
Unsere Website kann Links zu externen Webseiten enthalten. Für deren Inhalte
und Datenschutzpraktiken sind wir nicht verantwortlich. Es gilt jeweils die
Datenschutzerklärung des verlinkten Anbieters.
Diese Erklärung wird bei wesentlichen Änderungen der Verarbeitung oder der
Rechtslage angepasst. Die jeweils aktuelle Version ist unter
https://www.willdock.com/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen
Änderungen, die Ihre Rechte berühren, informieren wir registrierte
Nutzer:innen aktiv per E-Mail.
Stand dieses Dokuments: Mai 2026
